档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强本会的档案管理工作,保证档案的及时归档和妥善保管,根据《中华人民共和国档案法》 《机关档案工作条例》等法律法规,结合本会实际,特制定本制度。

第二条 本会办公室档案管理人员负责档案资料的归档督促和日常管理工作.

第三条 本会各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的档案资料,须按照本制度的规定方法在办公室保存。

第二章 文件资料的收集管理

第四条 档案分为纸质档案和电子档案分别进行归档,同一文件应同时有纸质档案及电子档案。

第五条 归档范围:

(一)本会印发的公文。

(二)本会的各种规章制度、实施细则、程序文件。

(三)本会与其他单位签订的合同、协议书等文件正本。

(四)本会重要会议资料,包括会议的通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等。

(五)上级机关发来的与本会有关的决定、决议、指示、条例、规定、计划等文件资料。

(六)本会对外的正式发文及有关单位来往的文书及传真。

(七)本会重要的技术资料、供应商档案资料、客户资料等。

(八)本会管理人员任免的文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。

(九)本会的历史沿革、大事记、月刊、成果汇编及反映本会重要活动的剪报、照片(及胶卷)、录音、录像等。

(十)本会及产品的获奖证书原件。

(十一)本会保密制度中规定的保密范围材料。

(十二)其他未在本管理制度中列明的对本会具有保存价值的各种形式的文件资料.

第六条 重要资料承办人应及时将办理完毕或经批准的文件资料收集、整理齐全,制作档案目录,一并送交办公室档案管理人员,档案管理人员确认档案与目录相符,并在《归档材料确认表》(附件1)上签字确认后,对文件资料进行归档保管。

第七条 一项工作由多个部门参与办理,在工作活动中形成的重要文件资料, 由此项工作总体筹划负责人收集并交办公室档案管理人员归档保管。

第八条 本会员工外出培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在核报差旅费时,必须将有归档价值的文件资料分类整理后交办公室档案管理人员归档保管,档案管理人员在《归档材料确认表》(附件1)签字认可后,财务部门方可办理报销手续。

第九条 本会所有收发的传真;均应由秘书处办公室复印扫描后,形成纸质、电子文档；秘书处人员分别归档保存。

第十条 未经秘书处档案人员许可，不得擅自查阅、使用本会档案或资料。

第十一条 档案管理人员的职责

（一）档案工作人员应当熟悉本会工作，掌握本会文件资料的归档范围，收集保管本会重要的文件资料。

（二）对组织各种文件材料的形成、积累和归档工作进行监督和指导；

（三）认真执行定期归档制度。对本会的重要文件资料平时分类收集，每年六月底和十二月底应将归档文件资料整理完毕。

（四）档案工作人员应熟知所有纸质档案存放文件盒位置、电子档案存放文件夹位置，以便查阅时能及时调出。

（五）本会员工查阅和借用文件资料时，应主动填写档案借阅临时调出登记表（附件2），档案管理人员应积极做好服务工作，在确认其获得办公室档案管理负责人许可后，为其调出相应档案。

（六）档案工作人员调离岗位或退休的，应当在离岗前办好交接手续。涉嫌档案工作人员的调离应当按照国家有关保密法律法规、本会相关报名制度执行。

第三章 归档管理

第十二条 管理人员应根据本会的业务及当年工作状况,编制重要文件资料归档使用的“案卷类目”。 “案卷类目”的条款按

如下规定执行:

(一)档案门类按照:管理制度、协会资料、人事档案、会员资料、走访、培训、公函文件、诚信公约、专家委员会、常务理事会、理事会、年报等分类管理

 (二)纸质档案必须归类后收集于同一文件盒内,若档案超过文件盒容量,则以固定时间段(季度或年度)划分为多个文件盒,并做好顺序标识,放置于同一位置; 电子档案应按时间顺序进行归

类后存档于档案管理专用电脑,电脑设置密码,未经允许不得擅自使用档案管理专用电脑。

(三)纸质档案与电子档案代码编号应一致对应,缺少电子档案或纸质档案其中之一导致档案无法对应的,应设法补齐;若无法补齐,档案资料收集负责人应在相关档案上标明: “本档案由于XXX原因,缺少纸质/电子文档,特此标明”。

第十三条档案管理人员应及时将已提交归档的文件资料,按照“案卷类目”条款,放入保存文件盒/电脑文件夹内,“对号入座”,并在归档材料登记表上注明。

第十四条 归档的纸质档案资料应确保内容齐全、页数完整;电子文档资料应确保文件格式正确、内容无错漏。

第十五条在归档的文件资料中,应将同一业务(即同一项目同一制度/同一员工/同一事件)的相关档案资料形成同一文件统一归放,文件内部按时间顺序排列,不得分开。

第十六条 每份案卷必须按照规定格式逐件填写卷内文件目录,填写字迹工整。卷内目录置于卷首。

第十七条 归档保存重要的声像类资料时,档案管理人员应当在卷首/文件标题附上文字说明,包括事由、时间、地点、人物、背景,作者(摄制者)等.

第十八条纸质档案借阅完毕后,借阅人应按原位整理妥当,当日内归还,若借阅时间超过一日应提交书面申请。 归还后,档案工作人员应检查档案并确认无误后归入文件盒中,若不慎丢失应及时追查。 电子档案借阅时不得外传,借阅后应及时删除档案文件。

第十九条 档案不再需要保存时,不可随意丢弃,应使用碎纸机充分粉碎后进行丢弃。 电子档案应将不再需要保存的档案单独设立文件夹留底。